“Todo o discurso deve ser construído como uma criatura viva, dotado por assim dizer do seu próprio corpo; não lhe podem faltar nem pés nem cabeça; tem de dispor de um meio e de extremidades compostas de modo tal que sejam compatíveis uns com os outros e com a obra como um todo.”, Sócrates

À partida, quando se pensa no tema, rapidamente se conclui que o ideal é não ler um discurso. Este é o objectivo da maioria das pessoas que, no desempenho da sua actividade profissional, precisam discursar. Isto levanta dificuldades a quem tem que discursar, porém não possui o tal “dom da palavra”.

Acredita-se que a leitura de um texto em voz alta retira o impacto que as palavras têm quando são proferidas naturalmente. Assim, o primeiro passo deve ser o de tentar discursar, para uma audiência, e conseguir fazê-lo apenas com o apoio de umas notas. Adicionalmente e se possível, tentando não ler integralmente essas indicações. Mesmo assim, ler pequenos trechos é diferente de falar sem notas, o que confere maior espontaneidade e naturalidade ao discurso e obviamente ao tema em apreço.

Quando não se é muito experiente e se tem de falar sem qualquer tipo de apoio, é preferível ser-se sucinto. Acredito que quem está muito à vontade sobre um tema, da sua área, consegue falar sem fazer uma leitura integral. Os menos experientes devem treinar e preparar-se e há, ainda, quem possivelmente nunca venha a ser um comunicador nato.

Outra dificuldade acontece quando é necessário efectuar um discurso e não existe púlpito. O que fazer com os papéis onde está o texto e onde se encontram as notas de apoio? Manter essas notas ou esses papéis na mão, em certas situações não é sequer uma opção a considerar. Esta hipótese poderá inclusive constranger o orador. Além disso irá dificultar a interacção, uma vez que os gestos estarão muito limitados e o nervosismo tem tendência para aumentar.

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Susana de Salazar Casanova
http://protocolopt.blogspot.pt

Um evento ou reunião open space pressupõe que os próprios participantes definam a agenda no momento em que se encontram. Ou seja, a agenda deriva do decurso da reunião e não se sabe muito bem o que vai surgir do evento. Há um tema central, os participantes identificam tópicos que lhes interessa discutir, dividem-se em grupos e fazem sessões de trabalho. O objectivo é criar conversas fluídas e dinâmicas, partilhadas por pessoas que comungam o interesse, e mesmo paixão, pelos mesmos tópicos. A existência de um moderador, ou facilitador, treinado pode ser útil ao desenvolvimento do processo. A criatividade é incentivada, bem como o estabelecimento de novas relações entre os participantes, o espírito de colaboração, de desenvolvimento de estratégias.

Este estilo de reunião pode suportar desde 10 a mais de mil participantes. Tem quatro regras: as pessoas que participam são as pessoas certas; o que se passa é o que se devia passar; a hora a que começar é a hora certa; quando acabar, acaba. E uma lei, a dos dois pés, que diz que se alguém estiver num grupo sem nada para contribuir ou para aprender, devem usar os pés para se deslocarem para um grupo mais produtivo.

É igualmente importante que o resultado destas reuniões seja colocado por escrito, de forma a fazer um follow up das sugestões e do que foi discutido.

A metodologia open space provém da Open Space Technology, iniciada por Harrison Owen.

Usar de forma eficiente as redes sociais pode parecer fácil, mas não é. Exige tempo, profundo conhecimento das ferramentas, e uma grande capacidade de cativar. Para ajudar os profissionais dos eventos a utilizarem com sucesso o twitter, Julius Solaris, um consultor de marketing online e publicidade nas redes sociais, e com expeuiência de gestão de marcas globais, publicou no blogue Event Manager, um mini-guia do twitter para eventos.

Na activação da conta do Twitter do evento deve ser usado um nome curto, e se o evento acontece todos os anos há que evitar colocar a data. É possível usar diferentes hashtags para cada edição, lembra Solaris. Na informação deve constar tudo de forma simple, taxativa, e deve ter ligação ao site e não ao Facebook. A cidade a colocar deve ser a mesma onde vai ter lugar o evento e os tweets devem ser geolocalizados. E quando abrir a conta do evento? Julius Solaris aconselha a que seja seis meses antes para efeitos de promoção.

Os Twitter Ads (anúncios) são interessantes para atingir um grande volume na conta. Conseguem produzir numa semana aquilo que às vezes leva anos a conseguir. Se o evento não contar com nomes fortes (influentes no Twitter e dispostos a colaborar na rede), ou se a marca não for forte, o melhor mesmo é dedicar algum orçamento às redes sociais.

A importância das hashtags

Outro elemento importante no Twitter são as hashtags. Se os participantes do evento são utilizadores da rede é necessário introduzir uma hashtag. Se o organizador do evento não a criar, os próprios participantes vão fazê-lo, e isso não é tão interessante. A hashtag é uma forma do promotor controlar e analisar o nível de notoriedade do evento. Ela deve ser pequena e catchy e constar em todos os materiais promocionais do evento. É decisivo que a audiência conheça a hashtag diz Julius Solaris. Uma forma de promovê-la é através do Twitter advertising.

Como saber se o volume no Twitter cumpriu os objectivos? Antes de mais nada, lembra o consultor, é necessário estabelecer esses objectivos. Depois, para analisar com rigor os tweets relativos ao evento, é necessário ter um software de monitorização. Há ferramentas gratuitas, diz Julius Solaris, e outras mais profissionais como o Radian6 ou o Alterian. Isto vai permitir perceber quais foram os utilizadores mais influentes, os tweets mais reproduzidos, o sentimento de quem assistiu, e se houve alguma cobertura mediática.

Uma das formas de ir acompanhando o que se fala do evento é ter uma Twitter wall (mural), onde o que está a ser comentado aparece visível no evento. Mesmo que o feedbak seja negativo, Julius Solaris acredita que é uma boa ferramenta desde que localizada em locais estratégicos do venue, e desde que haja um moderador. O especialista aconselha: Twitter Wall Pro, Twubs e Tweet Thing.

Envolver os colaboradores

O ideal, quando estamos a falar de eventos com mais de 100 participantes, é ter um colaborador totalmente dedicado à rede social. Se não é possível, a divisão e o acompanhamento do trabalho pode ser feito através da Hootsuite. Uma coisa é clara no entender do especialista, quem tem acesso ao Twitter tem que saber o que está a fazer e tem que estar sintonizado com o tom do evento e com os valores da marca.

Segundo a consultora sul-africana de desenvolvimento social Four Rivers, ouvida pela BBC Brasil, eventos como o Campeonato do Mundo de Futebol ou os Jogos Olímpicos, “devem ser encarados com mais realismo e menores expectativas”. A empresa questiona ainda o legado social que é deixado nas cidades anfitriãs.

A responsável da consultora, Liepollo Pheko, é céptica em relação à herança deixada no seu país da organização do campeonato do mundo de futebol em 2010. Grande parte dos empregos gerados foram extintos após o Mundial e as infra-estruturas de transportes construídas para o evento não são as ideais para a população explica Pheko à BBC Brasil. "As expectativas são muito altas, evento após evento. Mas temos sempre que olhar para os números por trás do entusiasmo", afirma a responsável que lembra que os grandes investimentos nos Jogos Olímpicos de de Atenas, em 2004, podem ter contribuído para colocar a Grécia "no buraco em que está agora".

Voltando à questão sul-africana, Liepollo Pheko, lembra que o dinheiro gerado no Mundial foi em grande parte consumido na organização do evento. Deveria ter sido melhor avaliado o impacto deste mega-evento, continua a responsável, e as populações devem ser tidas e achadas na hora de decidir no investimento nestes eventos. "Olhando para trás, talvez se a Grécia soubesse da situação em que estaria hoje, talvez preferisse adiar a realização do evento", argumentou.

Mas não foram só críticas. A responsável elogiou o clima que se viveu durante o evento e a melhoria de aspectos como a segurança.

Liepollo foi uma das participantes da Conferência Internacional de Segurança no Desporto, que decorreu este ano em Doha.

É um programa de brainstorming e de discussão online e em tempo real, altamente estruturado. Funciona da seguinte forma: há um moderador que lança os temas e os participantes (o número máximo é mil) na sessão dão o seu feedback, as suas opiniões. Cada opinião é depois votada por todos, permitindo assim criar os synthetron, ou seja uma short-list de ideias ou conclusões mais votadas. Tudo de forma anónima e transparente. O programa pode ser usado, por exemplo, para reuniões virtuais, quando se pretendem, e rapidamente, feedbacks conclusivos de colaboradores, clientes, parceiros, associados.

Também é usado em eventos, numa fase prévia para recolher ideias, conteúdos, e numa fase posterior, para conclusões e caminhos a seguir.

Depois do Twitter e do Facebook, a nova moda em termos de redes sociais é o Pinterest. Só nos Estados Unidos são mais de dez milhões de utilizadores. E para se ter uma ideia do crescimento do Pinterest, de referir que só nos primeiros meses do ano, a rede cresceu mais de 50%, segundo dados da AppData. Esta é uma rede no feminino, cerca de 80% dos utilizadores são mulheres, diz o New York Times. Uma oportunidade para quem quer comunicar para este target.

Mas afinal o que é o Pinterest? "Na essência, o Pinterest é um site que conecta pessoas que são apaixonadas pelas mesmas coisas. Da mesma forma que as pessoas que usam o Facebook ficam felizes por estarem em contacto com amigos de quem gostam, as que usam o Pinterest estão animadas para encontrar pessoas com gostos similares aos seus", explica Ben Silbermann, um dos co-fundadores da rede social, ao TechCrunch. Organizado por murais (o Pinterest abandona o modelo de cronologia), as imagens são dispostas em colunas de miniaturas, com a respectiva legenda. É possível criar murais sobre tudo e mais alguma coisa, e é lá que se penduram (pin) as fotos. Muito populares são os temas dos destinos turísticos, do design, da arte, da moda, organização de casamentos, planeamento de tempos livres.

O Pinterest está cada vez mais a ser usado por empresas. E é uma oportunidade para as empresas ligadas ao turismo e eventos, que podem explorar todo o lado visual das suas marcas e actividades. O site www.pinterest.com, considerado um dos 50 melhores pela revista TIME, é propriedade da Cold Brew Labs, uma empresa de Silicon Valley.

Esteve a cargo da Prestígio a apresentação do novo modelo da Volkswagen aos jornalistas, o Up!. O conceito do evento funde-se com o do carro: urbano, prático, jovem, com estilo e design. Foi exactamente isso que a Prestígio procurou incorporar nesta sessão, junto dos media nacionais. Foram seleccionados “personal drivers”, jovens com diferentes estilos urbanos, que se dirigiram às redacções, ao volante do Up!, para recolher os jornalistas.

Cada estilo/comportamento foi pensado ao detalhe, com fichas técnicas a darem conta do que era esperado de cada personagem. A selecção de estilos incluía, por exemplo, a estudante universitária, a jovem mãe, a executiva desembaraçada ou a bailarina de contemporâneo, ou seja o público-alvo do Up!. De referir ainda que os “cicerones” estavam sempre acompanhados de um balão azul, elemento-chave da comunicação da marca para este modelo. Nos carros, a banda sonora também não foi deixada ao acaso, variando conforme a personagem que o conduzia.

Uma das mais-valias do Up! é o gps destacável que funciona fora do carro e que permite localizar, por exemplo, o carro no estacionamento. Esta e outras funcionalidades do modelo foram explicadas aos jornalistas pelos “personal drivers” (que tiveram a devida formação), sempre no sentido de como eram elementos facilitadores do dia-a-dia. O foco foi a relação target – posicionamento. As questões técnicas ficariam para mais tarde.

Das redacções, os jornalistas foram então conduzidos ao Espaço Sete, perto de Santa Apolónia, em Lisboa. Os balões azuis e os Up! colocados à entrada indicavam a chegada ao destino. Aqui realizou-se um cocktail/almoço e a apresentação do novo modelo da Volkswagen.

Fotos cedidas pela Prestígio.

A UP Partner realizou, pelo terceiro ano consecutivo, a Convenção de Vendas Refrige Coca Cola, na Fábrica de Palmela. Foram reunidos 500 quadros da Refrige e Coca-Cola para apresentação das novas linhas de comunicação da marca e para assinalar a inauguração das visitas à “Fábrica da Felicidade”, um espaço que vai receber crianças e adultos ao longo do ano, com surpresas em forma de vídeos 3D, Museu Coca Cola e outras iniciativas.

Para o evento, a sala principal de reunião foi construída a partir de grades de Coca-Cola e, em vários espaços da fábrica, foram desenvolvidos pontos de coaching e de  formação. Como forma de incentivo, aos participantes foram transmitidas mensagens de partilha de felicidade e de optimismo. Os animadores da UP Partner criaram jogos a pensar na diversão e descontracção. Para o almoço, foi a criada uma praça alimentar, com muita animação e dezenas de roulottes e quiosques.

A terminar o encontro, os vários colaboradores construíram e protagonizaram um espectáculo final de grande emoção, que passou por reciclarem e criarem instrumentos musicais a partir das latas e pets produzidos na Fábrica, criando a banda da Felicidade que “tocou” em uníssono sobre a música do vídeo Há Razões para Acreditar. Estiveram envolvidos no evento 150 elementos da organização.

Lembre-se que o ano passado este evento foi premiado nos European Best Event Awards, na categoria de Melhor Evento de Incentivo.

Hoje em dia as organizações têm que pensar em três horizontes em simultâneo: nos próximos 12 meses, por questões operacionais, nos próximos três anos, para preparem o crescimento, e de três a dez anos, para anteciparem o futuro. Quem o diz é Rohit Talwar, um futurista, director da Fast Future Research, empresa autora de um estudo sobre como será o sector da meetings industry (MI) em 2020. E é esperada turbulência nos próximos dez anos na Europa, consequência da crise em que o continente mergulhou. De resto o poder está a mudar de mãos, as empresas estão a sair da Europa e a dirigirem-se para a Ásia, e isso tem um reflexo claro no sector da MI. Tal como o envelhecimento da população vai afectar o sector. Rohit Talwar avisa, “É preciso pensar os eventos para os mais velhos”.

A facilidade no acesso à informação genética, os novos materiais e processos de construção (na China construiu-se um hotel em seis dias), a Internet mais imersiva e multissensorial, a obrigação dos negócios se reinventarem, vão criar muitas oportunidades e muitos desafios. E espera-se que os eventos acompanhem as mudanças.
 
O estudo liderado pela Fast Future pretendeu cobrir três áreas distintas: o design do evento, a experiência do delegado e a aprendizagem e o conhecimento. Em termos do design, 88% dos inquiridos acredita que as conferências vão ter um tema ou alguns temas centrais, em vez de uma dispersão de temas. Os elementos críticos no design são o aumento das expectativas dos delegados, em termos de conteúdo, conforto e experiência (73%), o retorno tangível do investimento (73%) e a integração do evento das redes sociais, bem como tornar o evento acessível a quem não pode estar presente (61%).

Redução de custos e avaliação do retorno

Quais são então as prioridades dos organizadores de eventos corporativos e associativos nos próximos três anos? De acordo com o estudo, 66% dos inquiridos apontam a redução de custos. A clara medição do retorno (66%), o menor tempo de preparação e execução dos eventos (55%) e maior uso dos eventos virtuais e híbridos (53%) são as outras hipóteses mais consideradas.

No que toca à inovação deste sector de negócio, os inquiridos esperam, nos próximos dez anos, que os eventos se tornem um veículo mais eficiente para aumentar as comunidades, os membros (61%), o acréscimo de valor dado ao pré-evento, incitando a um maior envolvimento dos delegados (56%) e a co-localização dos eventos, ou seja partilha do mesmo evento pelas marcas e organizações.

Em relação ao design de eventos corporativos, 55% das respostas apontam para que nos próximos anos se assista a um enfoque na criação de relações com os participantes externos ao evento. 51% os inquiridos considera que vai haver uma mudança em termos de comportamento e de cultura nos eventos; 49% diz que as reuniões/congressos vão servir propósitos de acelerar conhecimentos e de resolução de problemas complexos e 49% acredita que os eventos vão desempenhar vários papéis, em termos de objectivos (poupança de custos e tempo).

Eventos das associações vão tornar-se “happenings”

Quanto às estratégias das associações, as maiores tendências em termos da gestão do seu portefólio de eventos passam por desenvolver parcerias com comunidades online (56%), pela fusão de eventos (54%), pela selecção criteriosa dos eventos (53%) e a sua utilização para potenciar a inovação (52%). 72% dos respondentes acha que as associações vão incentivar grupos membros a realizaram pequenos eventos sob a sua chancela, partilhando as tarefas administrativas e as receitas. Já os grandes eventos, face a tanta competição, vão tornar-se, segundo 97% dos inquiridos, verdadeiros “happenings” de informação, inovação e conhecimento, aos quais ninguém vai querer faltar.
 
E que estratégias vão ser tomadas pelas associações e empresas para diminuir o custo com eventos? 65% dos inquiridos acredita que os eventos com pouco retorno vão ser cancelados, 57% pensa que os eventos vão ser mais curtos, 54% acha que se vai assistir à fusão de alguns eventos, enquanto que 47% está convicto de que os eventos se vão deslocar para destinos mais baratos. E para angariar mais receitas? Uma solução pode passar pela comercialização dos conteúdos do evento (54%), pela gravação do evento em vídeo e respectiva venda (47%), bem como pela exigência de subvenções por parte dos destinos e venues (47%), algo que já acontece hoje em dia.

Experiência do delegado

Para melhorar a experiência do delegado 71% das pessoas que respondem a este estudo considera que vai passar por diálogo genuíno entre oradores e participantes; 60% refere o aumento da personalização do evento, a possibilidade de escolha de formatos e sessões a participar; 55% indica a opção por formatos que permitam o uso do social media durante as sessões. Por falar em social media, as vantagens são muitas, no entender dos inquiridos. Facilitam as campanhas de marketing e a comunicação do evento (79%), potenciam um maior envolvimento dos delegados em todas as fases do evento (66%), permitem o feedback instantâneo do que vai acontecendo (64%), bem como a realização do evento também online (59%). No entanto 69% acredita que se vai assistir a uma ascensão ainda maior das redes sociais, seguida de declínio e de valorização dos eventos presenciais.

Em termos de tecnologia, o mais importante é a existência de wi-fi gratuito ou suportável em termos de custo. As aplicações para telemóvel e tablets seguem-se na lista.

Optimização da aprendizagem

Criação de portais de conteúdos decorrentes do evento, uso dos eventos para criação de redes de conhecimento, briefing detalhado dos speaker e acesso a informação não estruturada (por exemplo aquilo que se diz durante o coffee-break (!)), são algumas das inovações esperadas para os próximos anos em termos da optimização da aprendizagem. 87% dos inquiridos acredita que os tablets vão desempenhar nisso um papel fundamental.

Rohit Tawar esteve em Portugal para o Congresso da EFAPCO (Federação Europeia das Associações de Organizadores Profissionais de Congressos)

Cláudia Coutinho de Sousa

Num evento público, com muitos participantes, a questão das casas-de-banho é muito importante do ponto de vista funcional, mas também da percepção que se tem do evento. Quem nunca ficou “horas” à espera da sua vez para ir à casa-de-banho? Cabe a quem planeia o evento assegurar que isso não aconteça.

Há vários aspectos a ter em consideração, nomeadamente o número de instalações sanitárias e a localização. Por exemplo é importante ter wc à entrada dos recintos/venues para as pessoas que estão nas filas para entrar e é conveniente existirem estruturas exclusivas para os serviços de emergência, polícia e seguranças. As casas-de-banho devem estar bem sinalizadas, limpas (o serviço de limpeza tem que ser regular), iluminadas e devem estar localizadas longe das zonas de alimentação. No mapa do evento a sua localização deve estar perfeitamente identificada. Devem existir sanitários para pessoas com deficiências e, se o evento assim o exigir, condições para as mães mudarem a fralda aos bebés. No caso dos sanitários portáteis, é necessário existirem lavatórios.

O manual Event Safety Guideline sugere o seguinte esquema em termos do número de instalações sanitárias.

Em eventos onde o álcool está disponível: