Hoje em dia as organizações têm que pensar em três horizontes em simultâneo: nos próximos 12 meses, por questões operacionais, nos próximos três anos, para preparem o crescimento, e de três a dez anos, para anteciparem o futuro. Quem o diz é Rohit Talwar, um futurista, director da Fast Future Research, empresa autora de um estudo sobre como será o sector da meetings industry (MI) em 2020. E é esperada turbulência nos próximos dez anos na Europa, consequência da crise em que o continente mergulhou. De resto o poder está a mudar de mãos, as empresas estão a sair da Europa e a dirigirem-se para a Ásia, e isso tem um reflexo claro no sector da MI. Tal como o envelhecimento da população vai afectar o sector. Rohit Talwar avisa, “É preciso pensar os eventos para os mais velhos”.

A facilidade no acesso à informação genética, os novos materiais e processos de construção (na China construiu-se um hotel em seis dias), a Internet mais imersiva e multissensorial, a obrigação dos negócios se reinventarem, vão criar muitas oportunidades e muitos desafios. E espera-se que os eventos acompanhem as mudanças.
 
O estudo liderado pela Fast Future pretendeu cobrir três áreas distintas: o design do evento, a experiência do delegado e a aprendizagem e o conhecimento. Em termos do design, 88% dos inquiridos acredita que as conferências vão ter um tema ou alguns temas centrais, em vez de uma dispersão de temas. Os elementos críticos no design são o aumento das expectativas dos delegados, em termos de conteúdo, conforto e experiência (73%), o retorno tangível do investimento (73%) e a integração do evento das redes sociais, bem como tornar o evento acessível a quem não pode estar presente (61%).

Redução de custos e avaliação do retorno

Quais são então as prioridades dos organizadores de eventos corporativos e associativos nos próximos três anos? De acordo com o estudo, 66% dos inquiridos apontam a redução de custos. A clara medição do retorno (66%), o menor tempo de preparação e execução dos eventos (55%) e maior uso dos eventos virtuais e híbridos (53%) são as outras hipóteses mais consideradas.

No que toca à inovação deste sector de negócio, os inquiridos esperam, nos próximos dez anos, que os eventos se tornem um veículo mais eficiente para aumentar as comunidades, os membros (61%), o acréscimo de valor dado ao pré-evento, incitando a um maior envolvimento dos delegados (56%) e a co-localização dos eventos, ou seja partilha do mesmo evento pelas marcas e organizações.

Em relação ao design de eventos corporativos, 55% das respostas apontam para que nos próximos anos se assista a um enfoque na criação de relações com os participantes externos ao evento. 51% os inquiridos considera que vai haver uma mudança em termos de comportamento e de cultura nos eventos; 49% diz que as reuniões/congressos vão servir propósitos de acelerar conhecimentos e de resolução de problemas complexos e 49% acredita que os eventos vão desempenhar vários papéis, em termos de objectivos (poupança de custos e tempo).

Eventos das associações vão tornar-se “happenings”

Quanto às estratégias das associações, as maiores tendências em termos da gestão do seu portefólio de eventos passam por desenvolver parcerias com comunidades online (56%), pela fusão de eventos (54%), pela selecção criteriosa dos eventos (53%) e a sua utilização para potenciar a inovação (52%). 72% dos respondentes acha que as associações vão incentivar grupos membros a realizaram pequenos eventos sob a sua chancela, partilhando as tarefas administrativas e as receitas. Já os grandes eventos, face a tanta competição, vão tornar-se, segundo 97% dos inquiridos, verdadeiros “happenings” de informação, inovação e conhecimento, aos quais ninguém vai querer faltar.
 
E que estratégias vão ser tomadas pelas associações e empresas para diminuir o custo com eventos? 65% dos inquiridos acredita que os eventos com pouco retorno vão ser cancelados, 57% pensa que os eventos vão ser mais curtos, 54% acha que se vai assistir à fusão de alguns eventos, enquanto que 47% está convicto de que os eventos se vão deslocar para destinos mais baratos. E para angariar mais receitas? Uma solução pode passar pela comercialização dos conteúdos do evento (54%), pela gravação do evento em vídeo e respectiva venda (47%), bem como pela exigência de subvenções por parte dos destinos e venues (47%), algo que já acontece hoje em dia.

Experiência do delegado

Para melhorar a experiência do delegado 71% das pessoas que respondem a este estudo considera que vai passar por diálogo genuíno entre oradores e participantes; 60% refere o aumento da personalização do evento, a possibilidade de escolha de formatos e sessões a participar; 55% indica a opção por formatos que permitam o uso do social media durante as sessões. Por falar em social media, as vantagens são muitas, no entender dos inquiridos. Facilitam as campanhas de marketing e a comunicação do evento (79%), potenciam um maior envolvimento dos delegados em todas as fases do evento (66%), permitem o feedback instantâneo do que vai acontecendo (64%), bem como a realização do evento também online (59%). No entanto 69% acredita que se vai assistir a uma ascensão ainda maior das redes sociais, seguida de declínio e de valorização dos eventos presenciais.

Em termos de tecnologia, o mais importante é a existência de wi-fi gratuito ou suportável em termos de custo. As aplicações para telemóvel e tablets seguem-se na lista.

Optimização da aprendizagem

Criação de portais de conteúdos decorrentes do evento, uso dos eventos para criação de redes de conhecimento, briefing detalhado dos speaker e acesso a informação não estruturada (por exemplo aquilo que se diz durante o coffee-break (!)), são algumas das inovações esperadas para os próximos anos em termos da optimização da aprendizagem. 87% dos inquiridos acredita que os tablets vão desempenhar nisso um papel fundamental.

Rohit Tawar esteve em Portugal para o Congresso da EFAPCO (Federação Europeia das Associações de Organizadores Profissionais de Congressos)

Cláudia Coutinho de Sousa