É um mercado de 40 milhões de euros a que se podem candidatar os organizadores profissionais de congressos (OPC) europeus. José Manuel Bastos, responsável da Unidade de Organização de Conferências da União Europeia, diz mesmo que, tipicamente, a Comissão opta por subcontratar os OPC. Tudo começa com a publicação de convites à apresentação das propostas no site: http://ted.europa.eu. Ao responder às propostas é preciso fornecer toda a informação solicitada, de forma clara e precisa; demonstrar a experiência, enviar o curriculum do staff mais importante, bem como demonstrar a capacidade financeira em ligação com o volume financeiro exigido pelo contrato. A Comissão trabalha com contratos-quadro que normalmente vigoram por um período de três a quatro anos.

Alguns dos pedidos de proposta versam a escolha dos espaços (cerca de 30% dos eventos são realizados fora das instalações da comissão), os convites, a gestão de inscrições, a gestão da conferência, entre outros. O responsável adiantou que um anúncio é respondido em média por 20/30 empresas, às vezes menos. É seleccionado o candidato com melhor relação qualidade/preço. José Bastos deixa a mensagem: “Vale a pena o esforço”.

O responsável esteve em Portugal para participar no Congresso da EFAPCO, a federação que reúne as associações de organizadores profissionais de congressos, e que se realizou de 12 a 14 de Janeiro, no Centro de Congressos do Estoril.

Cláudia Coutinho de Sousa